Στην συνεδρίαση παραβρέθηκαν η διευθύντρια της Πολιτικής Προστασίας Αποκεντρωμένης Διοίκησης Κρήτης, Ευφροσύνη Τσαγκαράκη , η προϊσταμένη Α΄ κα Μουντράκη – Κουτεντάκη, ο πυραγός προϊστάμενος του Πυροσβεστικού Κλιμάκιου Μοιρών, κος Μούργκας, η δασολόγος Ελένη Στιβακτάκη, ο Διοικητής του Α.Τ. Πύργου, κος Τσάκας Ιορδάνης, ο προϊστάμενος της Διεύθυνσης Τεχνικών Υπηρεσιών Πρασίνου Καθαριότητας και Ανακύκλωσης και υπεύθυνος της Πολιτικής Προστασίας του δήμου, Γιώργος Βαρδάκης, ενώ τη Δημοτική Αρχή Γόρτυνας εκπροσώπησε ο αντιδήμαρχος Μανώλης Δρετάκης, ο οποίος ήταν αυτός που προέδρευσε στη συνεδρίαση.
Ο κ Δρετάκης αναφέρθηκε στο μνημόνιο ενεργειών το οποίο έχει συντάξει η Δημοτική Αρχή, κάνοντας ιδιαίτερη αναφορά στις περιοχές που πλήττονται περισσότερο, ενώ αναφέρθηκε και στην ετοιμότητα του προσωπικού και στην άψογη συνεργασία με τους υπόλοιπους φορείς τα τελευταία χρόνια.
Μετά την τοποθέτηση των υπόλοιπων συμφωνήθηκε να υπάρχει ενεργή συνεργασία όλων των εμπλεκομένων, ώστε να αντιμετωπιστούν άμεσα τυχόν κίνδυνοι από χιονοπτώσεις και παγετό κατά τη διάρκεια του χειμώνα.